Hymy-todiste-palvelun henkilörekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Nimi: Kehittämiskeskus Opinkirjo ry (Opinkirjo)

Osoite: Mariankatu 15 A 11, 00170 Helsinki

Y-tunnus: 0213545–1

Rekisterinpitäjä vastaa rekisterin kehittämisestä. Rekisterinpitäjällä on ylläpito-oikeus henkilötietoihin.

Tietosuojavastaava

Anu Toivonen, etunimi.sukunimi@opinkirjo.fi

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Hymy-todiste -palvelun (hymytodiste.fi) käyttäjien henkilötietoja.

Käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on digitaalisen Hymy-todisteen jakaminen Hymy-veistosten saajille. Jokainen Hymy-veistoksen saaja saa halutessaan veistoksen lisäksi digitaalisen todisteen siitä, että hänelle on myönnetty Hymy-veistos. Todistetta voi hyödyntää esimerkiksi työnhaussa.

Veistoksen saajan ilmoittamia tietoja käytetään todisteen muodostamiseen. Henkilörekisterissä olevien tietojen perusteella voi Hymy-todisteen saaja jälkikäteen hakea todisteesta uuden kopion.

Henkilötietojen käsittelyperuste on rekisteröityjen suostumus. Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Käsiteltävät henkilötiedot

Yhdistys käsittelee seuraavia henkilötietoja:

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn huoltajalta.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta tai lain nimenomaista velvoitetta.

Rekisteri sijaitsee Amazon Web Servicesin pilvipalvelussa Euroopan Unionin alueella.

Palvelun teknisestä toteutuksesta ja ylläpidosta vastaa Findynet Osuuskunta, joka toimii rekisterinpitäjän lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Käsittelijällä on pääsy henkilötietoihin ainoastaan palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Findynet Osuuskunta voi käyttää alikäsittelijöitä palvelun tekniseen toteutukseen, tietoturvaan ja tietojen säilyttämiseen liittyvissä tehtävissä. Alikäsittelijät toimivat aina rekisterinpitäjän ja käsittelijän ohjeistuksen mukaisesti. Ajantasainen tieto käytössä olevista alikäsittelijöistä on saatavilla rekisterinpitäjältä pyynnöstä.

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden vaihtaa palvelun ylläpidosta vastaavan tahon. Tällöin henkilötietojen käsittely siirtyy uudelle tekniselle toteuttajalle samoilla sopimusehdoilla ja tietosuojavaatimuksilla.

Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä toistaiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada omat tietonsa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää nimensä ja sähköpostiosoitteensa poistamista. Tällöin todisteesta säilytetään sen yksilöivä koodi uudelleenkäytön ehkäisemiseksi sekä oppilaitoksen nimi, paikkakunta ja vuosi tilastointia varten. Todisteen tiedot eivät ole enää yhdistettävissä henkilöön. Jos rekisteröity poistaa nimensä ja sähköpostiosoitteensa, hän menettää mahdollisuuden hakea uuden kopion digitaalisesta Hymy-todisteestaan.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Opinkirjo ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Amazon Web Servicesin EU-alueella sijaitsevaan pilvipalveluun, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan.

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Kehittämiskeskus Opinkirjo ry

Tietosuojavastaava

Mariankatu 15 A 11 00170 Helsinki

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä rekisteriselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä rekisteriseloste on viimeksi päivitetty 28.4.2025.